Courriel : allons à l’essentiel !

Courriel, allons à l'essentiel !

Combien recevez-vous de courriel par jour ? Combien en envoyez-vous ? A combien de destinataires en même temps ? Sont-ils tous nécessaires ? Quel ton lui donnez-vous ?

2 h : c’est le temps quotidien moyen passé sur les courriels ; pour les cadres, il monte en France à 5 h / jour.

La petite boîte aux lettres virtuelle qui devait améliorer la rapidité de communication en entreprise et faciliter les échanges sur les dossiers est devenue aujourd’hui un vrai casse-tête à gérer, si ce n’est une réelle source de stress. Vous rentrez de vacances et… votre boîte est saturée tellement vous avez été inondé. Oui, i-non-dé ! Pour combien d’entre eux étiez-vous le destinataire principal, le vrai, c’est-à-dire celui pour qui, sans cet envoi, son travail était en suspend ou au contraire mettait en pause le projet d’un autre collègue ? Certainement une bonne majorité. Et vous perdez ainsi beaucoup de temps et d’énergie à les lire, à identifier votre place dans le dossier en question, à y répondre le cas échéant, et à vous énerver devant tous les autres que vous devez traiter.

Nombre moyen de courriels reçus par jour

Alors, STOP ! Si du jour au lendemain nous revenions à l’époque sans e-mail, le « mail » tout court sans le « e », déposeriez-vous une copie sur chaque bureau de ceux à qui vous enverriez aujourd’hui un courriel ? La réponse est bien évidemment non, car si tout le monde le faisait, pas grand nombre lirait cette pile de dossier sur son bureau. Eh bien, n’est-ce pas le cas aujourd’hui avec le courrier électronique ?

Eh oui ! Et du coup, on risque de passer à côté d’un dossier important.

Nous vous proposons donc aujourd’hui quelques trucs et astuces pour améliorer notre quotidien. De bonnes résolutions professionnelles pour ce début d’année !

Truc #1 Renforcer le lien humain dans mes relations de travail et mon écoresponsabilité
Il faut d’abord prendre le temps de s’interroger. Pourquoi ce courriel ? Ne pourrais-je pas plutôt appeler mon collègue voire me rendre dans son bureau s’il est sur mon site de travail ? Vous aurez ainsi une réponse rapide, un échange si d’autres questions vous viennent à l’esprit. On limite les interprétations possibles, on ne se sent pas visé par un courriel un peu mal tourné… Bref, les relations de travail sont bien plus agréables pour tout le monde. Et quand on sait que le numérique n’est pas si écolo que cela…

1 courriel de 1Mo = 275g de CO2 = aussi énergivore qu’une ampoule qui éclaire pendant 1 heure

Les courriels de 100 salariés pendant un an représentent 13,6 tonnes d’équivalent CO2, soit 14 allers/retours Paris/New York

Un petit tour du bon vieux CQQCOQP* rapido va vous permettre d’aller à l’essentiel de votre motivation d’envoi ou non du courriel, et s’il apparait qu’il est indispensable, alors votre contenu sera uniquement pertinent.

Il vous permettra aussi d’identifier le ou les destinataires primordiaux. Inutile « d’arroser » toute une liste s’ils ne sont pas concernés directement, même en copie. Vous perdriez en crédit, et de fil en aiguille, vous courriels ne seraient pas systématiquement lus, sans compter le risque de trouble que vous pourriez générer : « mais pourquoi je reçois cela ? J’ai quelque chose à faire ou pas ? ». D’ailleurs, il est préférable de n’avoir qu’un seul destinataire dans le « à » pour vous garantir une réponse et éviter que les autres collègues se renvoient la tâche.

Truc #2 Contenu pertinent, l’objet encore plus !
Votre contenu est pertinent puisque vous avez déjà usé du truc #1. Maintenant, l’objet !
C'est de lui que dépend l'ouverture ou non de votre courriel et donc du temps de réponse… ou non ! Il doit résumer le contenu. Il est essentiel d’être précis, court et direct pour que le destinataire comprenne la raison de l’envoi de ce message.
Ex. : VOTRE PROJET // MOT CLEF DE VOTRE QUESTION,
soit par exemple MAGAZINE JUIN 2020 // RELECTURE ARTICLES PRO // DATE LIMITE 30 AVRIL

Si vous répondez à un courriel, vérifiez que l’objet du message est toujours à propos, sinon adaptez-le à votre nouveau contenu. Cela vous aidera à classer votre courriel et surtout à la recherche ultérieure. Vous pourriez également supprimer les messages antérieurs qui ne sont pas pertinents.

Truc #3 Etablir des créneaux
La rapidité du courriel n’en fait pas pour autant une messagerie instantanée. Nous n’avons aucune obligation de répondre quasi-instantanément ! S’il y avait urgence, votre téléphone sonnerait ! Vous pouvez donc désactiver vos alertes de courriels entrants qui déconcentrent et nous tentent de répondre « trop vite ».

64 secondes : temps nécessaire à se reconcentrer après avoir été interrompu par l’arrivée d’un courriel

Vous pouvez vous prévoir des périodes « hors ligne » et vous réserver un créneau horaire spécifiquement pour lire vos courriels et prendre le temps de ne pas répondre « à chaud ». Vos réponses seront plus réfléchies.

Truc#4 Rédiger un message court et clair
Il convient d’écrire des phrases complètes, bien qu’elles doivent être courtes et concises, d’éviter les abrégés ou les sigles (même ceux de votre entreprise) pour être sûr d’être compris, et d’aller à l’essentiel sur le motif (que votre interlocuteur sache ce que vous attendez de lui, ou que votre réponse à ses interrogations soit claire).

La courtoisie est aussi de rigueur ! Un simple « bonjour » fait l’affaire pour commencer. Pour conclure, un « merci » est très bien aussi, « cordialement » (évitez la version abrégée « Cdlt »), « bien à vous » ou « bien à toi »… Trouvez votre formule rapide selon votre destinataire, ou mieux, personnalisez, ca fait toujours plaisir !

Dans le corps de votre message, respectez la charte graphique de votre entreprise (police, taille, couleurs) et bannissez les polices fantaisistes, les fonds d’écran colorés.

Il est aussi mal vu d’écrire un mot ou une phrase en majuscule, cela donne l’impression de crier ou d’être agressif. Si vous désirez mettre l’accent sur un mot ou une phrase, utilisez le caractère gras ou une couleur différente (sauf le rouge).

Truc #5 Pour avoir du poids, ou surtout pas !
Ah, les pièces jointes ! Limitez l’envoi de pièces jointes. Votre Intranet peut peut-être régler une partie de ce fâcheux problème. : préférez l’envoi d’un lien vers votre Intranet ou le chemin sur votre réseau si votre interlocuteur a accès au réseau, sinon utilisez un lien ®We Transfer.

Si ce n’est pas possible (il peut y avoir de vraies raisons !), alors veillez à la taille de votre fichier. Certaines boîtes nous limitent à 10Mo, mais la taille idéale est inférieure à 1000ko soit 1Mo ; n’oubliez pas que certains relèvent leur boîte depuis leur smartphone, il faut donc des fichiers rapides à ouvrir. N’envoyez que les pièces vraiment importantes pour votre destinataire. C’est très désagréable d’avoir à ouvrir 4 ou 5 pièces jointes, alors si en plus elles ne servent pas à grand-chose, vous n’allez pas obtenir les meilleures faveurs !

Si vous n’avez pas le choix d’envoyer un lot de fichiers, alors peut-être que les mettre dans un dossier compressé est préférable pour que votre destinataire n’ait plus qu’un seul dossier à télécharger, même s’il doit ensuite le décompresser. Mais attention, cette méthode n’est pas idéale pour les utilisateurs de smartphone. A vous de juger selon les cas.


Truc #6 Une signature électronique complète à chaque courriel
Vous avez certainement une signature institutionnelle de votre organisme, chartée à ses couleurs. Avez-vous remarqué ce qu’elle contient ? Votre signature n’indique pas que votre nom. Elle indique aussi votre fonction. Il est possible que votre destinataire ne sache pas qui vous êtes et ce que vous faites, qu’il soit interne ou externe à l’organisation. Il est donc en droit de s’interroger sur la motivation de votre courriel. Et votre fonction répond bien souvent à cela.
De plus, votre signature rappelle vos coordonnées. C’est pourquoi il est important de la mettre systématiquement.


Truc #7 Activer son message d’absence
En vacances, en RTT, en formation… N’oubliez pas de paramétrer votre message précisant que vous ne pouvez pas consulter et répondre à vos courriels, et d’indiquer qui contacter en cas d’urgence avec ses coordonnées. Assurez-vous que cette personne en soit informée.

Ainsi, vous limiterez le nombre de courriel reçus en votre absence et vos collègues n’auront pas à s’inquiéter d’une réponse tardive.

En France, 70% des cadres déclarent ne pas se passer de consulter leurs courriels professionnels sur leur temps de vie personnelle.

* La méthode CCQQCOQP ou QQOQCCP : Quoi, Qui, Où, Quand, Comment, Combien, Pourquoi,  est un outil adaptable à diverses problématiques permettant la récolte d’informations précises et exhaustives d’une situation et d’en mesurer le niveau de connaissance que l’on possède.